TERASLAMPUNG.COM — Di era teknologi informasi seperti saat ini, pengetahuan “berserak” di sana-sini dan amat mudah mendapatkannya. Namun, jika tidak dikelola, pengetahuan itu hanya akan menjadi pengetahuan dan tidak akan memberikan apa-apa bagi kita. Karena itu, perlu pengelolaan yang efektif dan efisien agar banyaknya pengetahuan dapat memberikan nilai tambah kepada organisasi atau perusahaan.
Manajemen pengetahuan (knowledge management) ialah suatu rangkaian kegiatan yang digunakan oleh organisasi atau perusahaan untuk mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan, dan mendistribusikan pengetahuan untuk digunakan kembali, diketahui, dan dipelajari di dalam organisasi. Konsep ini sejatinya sudah dikembangkan pada 1990-an, ketika dua akademisi Jepang, Ikujiro Nonaka dan Hirotaka Takeuchi menerbitkan buku The Knowledge-Creating Company pada 1995.
Dalam buku yang diterbitkan Oxford University Press itu mengungkapkan bagaimana perusahaan-perusahaan di Jepang menciptakan dinamika inovasi. Nonaka dan Takeuchi beranggapan bahwa pengetahuan merupakan suatu hal yang dinamis dan dapat berubah bentuk dari tacit menjadi explicit ataupun sebaliknya. Mereka kemudian mengusulkan suatu model proses penciptaan pengetahuan yang memungkinkan organisasi untuk mengelola proses tersebut secara efektif. Model yang mereka usulkan ini disebut dengan model dimensi pengetahuan SECI.
Salah satu tujuan utama Knowledge Management menurut keduanya adalah menggunakan praktik dan teknologi perusahaan untuk memanfaatkan pengetahuan perusahaan. Sistem Knowledge Management tradisional difokuskan pada kemampuan untuk menangkap pengetahuan dalam sistem terpusat dan membuatnya tersedia di kemudian hari.
Namun, gagasan ini tidak mendapat sambutan baik karena rendahnya tingkat keberhasilan yang didapatkan. Baru pada 2006 seiring munculnya Enterprise 2.0 gagasan ini seperti terlahir kembali. Hal ini terutama karena terjadinya pergeseran fokus dari “pengetahuan” itu sendiri kepada individu-individu yang memegang, berbagi, dan menggunakannya.
Dalam beberapa hal, praktik dan teknologi baru yang diperkenalkan oleh kolaborasi sosial perusahaan telah menyimpang perspektif bagaimana memanfaatkan pengetahuan karyawan melalui model baru untuk menciptakan, berbagi, dan menggunakan pengetahuan. Efek “jaringan” ini memungkinkan menghubungkan orang dengan tujuan berbagi pengetahuan, sehingga pengetahuan itu lebih mudah diakses.
Secara umum, kegiatan Manajemen Pengetahuan biasanya terkait dengan objektif organisasi dan ditujukan untuk mencapai suatu hasil tertentu—utamanya memenangkan persaingan bisnis, seperti pengetahuan bersama, peningkatan kinerja, keunggulan kompetitif, atau tingkat inovasi yang lebih tinggi. Karena itu, konsep ini meliputi pengelolaan sumber daya manusia (SDM) dan teknologi informasi (TI). Perkembangan teknologi informasi memang memainkan peranan yang penting dalam konsep manajemen pengetahuan sebab hampir semua aktivitas kehidupan manusia telah diwarnai oleh teknologi informasi.
Pada perkembangan ini menunjukan makin cepatnya perubahan dalam segala bidang kehidupan, akibat dari efek globalisasi serta perkembangan teknologi informasi yang sangat akseleratif. Kondisi ini jelas telah mengakibatkan perlunya cara-cara baru dalam menyikapi semua yang terjadi agar dapat tetap survive. Penekanan akan makin pentingnya kualitas sumber daya manusia (SDM) merupakan salah satu respon dalam menyikapi perubahan tersebut, dan ini tentu saja memerlukan upaya-upaya untuk meningkatkan dan mengembangkan SDM.
Sehubungan dengan itu peranan ilmu pengetahuan menjadi makin menonjol, karena hanya dengan pengetahuanlah semua perubahan yang terjadi dapat disikapi dengan tepat. Ini berarti pendidikan memainkan peran penting dalam mempersiapkan SDM yang berkualitas dan kompetitif. Ketatnya kompetisi secara global khususnya dalam bidang ekonomi telah menjadikan organisasi usaha memikirkan kembali strategi pengelolaan usahanya, dan SDM yang berkualitas dengan penguasaan pengetahuannya menjadi pilihan penting yang harus dilakukan dalam konteks tersebut.
Pentingnya Manajemen Pengetahuan
Dalam beberapa hal, praktik dan teknologi baru yang diperkenalkan oleh kolaborasi sosial perusahaan telah menyimpan perspektif bagaimana memanfaatkan pengetahuan karyawan melalui model baru untuk menciptakan, berbagi, dan menggunakan pengetahuan. Efek “jaringan” ini memungkinkan setiap orang atau karyawan untuk terhubung dengan tujuan berbagai pengetahuan, sehingga pengetahuan itu lebih mudah diakses.
Karena itu, bagi setiap perusahaan atau organisasi, setidaknya ada lima alasan yang membuat Knowledge Management begitu diperlukan. Pertama, mempercepat akses terhadap informasi dan pengetahuan. Dengan Knowledge Management, pencarian akan informasi atau orang yang memegang informasi yang dibutuhkan oleh orgnisasi akan lebih mudah. Hal ini tentu dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas, serta memungkinkan karyawan bekerja lebih baik.
Kedua, mempercepat proses pengambilan keputusan. Dengan dengan kemudahan mengakses pengetahuan seluruh organisasi saat mereka membutuhkannya, karyawan dapat meningkatkan kualitas dan kecepatan pengambilan keputusan. Saat membuat keputusan, alat kolaborasi perusahaan memfasilitasi akses terhadap pendapat dan pengalaman orang yang berbeda, yang dapat memberi kontribusi perspektif tambahan pada pilihan yang dibuat.
Ketiga, menciptakan inovasi dan perubahan. Aktifkan dan dorong pembagian gagasan, kolaborasi, dan akses terhadap informasi terbaru. Knowledge Management memungkinkan individu untuk merangsang inovasi dan perubahan yang dibutuhkan untuk mengembangkan organisasi dan memenuhi kebutuhan bisnis yang terus berubah.
Keempat, meningkatkan efisiensi tiap unit operasi dan proses bisnis organisasi. Dengan akses informasi dan sumber daya yang lebih cepat ke seluruh organisasi, pekerja dapat bertindak cepat. Sebuah studi yang dilakukan McKinsey & Co pada November 2011, dengan mewawancarai lebih dari 4.200 eksekutif di seluruh dunia, menunjukkan bahwa penggunaan teknologi kolaborasi sosial telah memperbaiki proses bisnis dan kinerja organisasi secara umum.
Kelima, meningkatkan kepuasan pelanggan. Berbagi pengetahuan dan kolaborasi silang membantu meningkatkan nilai yang ditawarkan kepada pelanggan. Organisasi mampu memberikan jawaban lebih cepat atau mempersingkat waktu yang diperlukan untuk memperbaiki produk atau layanan.
Menurut sebuah studi oleh Gartner (2014, Knowledge Management Will Transform CRM Customer Service), memperbaiki akses terhadap pengetahuan kontekstual oleh seorang karyawan atau klien mengurangi waktu yang dibutuhkan oleh penyedia layanan untuk memberikan jawaban sebesar 20-80 persen, meningkatkan kepuasan pelanggan. Selain itu, sebuah organisasi dapat mengurangi biaya dukungan pelanggan sebesar 25 persen atau lebih, saat menggunakan aktivitas pengelolaan Knowledge Management yang sesuai. (bersambung)
Sumber: sis.binus.ac.id, medium.com, sumber-sumber lainnya
